Máme vyměnit ERP, nebo ho jen používáme špatně?

Tři otázky, které rozhodnou

Otázka 1: Jak stará jsou data v okamžiku, kdy podle nich rozhodujete? Když je odpověď „ze včerejška“ nebo hůř, problém není v systému. Je v tom, kdy a jak se do něj data dostávají. Nový systém tenhle problém zdědí beze změny.

Otázka 2: Používáte modul, který máte, nebo jste si vedle něj postavili vlastní řešení? Když máte modul plánování, ale plánujete v Excelu, je otázka proč. Někdy modul opravdu nestačí. Častěji ho nikdo nenastavil, nikdo neproškolil lidi, nebo se od začátku používal jinak, než měl.

Otázka 3: Kolik z toho, co vám na ERP vadí, je vlastnost systému a kolik je vlastnost procesu? Tohle je nejtěžší otázka a firma si na ni sama obvykle neodpoví, protože obojí je za deset let srostlé dohromady.

Co se stane, když ERP vyměníte bez odpovědí

Typický průběh vypadá takhle. Implementace trvá dvakrát déle, než se slibovalo, protože se v jejím průběhu zjistí, že procesy nikdy nebyly popsané. Firma je půl roku ochromená. Po nasazení se ukáže, že data pořád chodí pozdě, protože se nezměnilo kdy a kdo je zadává. A do roka vedle nového ERP vyrostou nové Excely.

Zaplatili jste několik milionů za to, abyste měli stejný problém v novějším rozhraní.

Kdy výměna smysl dává

• Systém neumí něco, co je pro váš obor zásadní, a doplnit to nejde
• Výrobce ukončuje podporu nebo vývoj
• Systém neunese objem, ve kterém dnes pracujete
• Náklady na údržbu a úpravy převýšily cenu nového řešení

Ve všech čtyřech případech je výměna oprávněná. Ale i tehdy platí, že napřed je potřeba popsat procesy a rozhodovací potřeby, jinak jen přenesete dluh do nového systému.

Levnější cesta, kterou skoro nikdo nezkusí

Než se rozhodnete o výměně, zjistěte tři věci: co přesně systém neumí, kde vznikají data a s jakým zpožděním, a kolik lidí systém obchází a proč. Tenhle soupis zabere pár dní a v části firem ukáže, že se problém dá vyřešit za zlomek ceny nového ERP.