Máme ERP a stejně všechno jede přes Excel. Děláme něco špatně?

Proč Excel vzniká

Tenhle vzorec vidím ve výrobních firmách opakovaně. Nikdo se ráno nerozhodne, že bude systém obcházet. Stane se tohle:

Mistr potřebuje v pondělí ráno vědět, co se má vyrobit. ERP mu to ukáže, ale se stavem k pátečnímu odpoledni, protože víkendové odvádění se zadává až v pondělí odpoledne. Takže si vedle toho vede tabulku, kde má aktuální stav. Za měsíc podle té tabulky rozhoduje a do ERP kouká jenom kvůli fakturaci.

Do půl roku má vlastní tabulku plánovač, mistr, kvalita a expedice. Každá jinou. A firma má čtyři pravdy.

Jak poznáte, o který ze tří případů jde

ERP něco neumí. Zeptejte se lidí, co v tabulce počítají. Když tam je vzorec nebo výpočet, který ERP nenabízí, je to funkční mezera. Řeší se doplněním, ne výměnou systému.

Data nejsou aktuální. Zeptejte se, jak stará data z ERP jsou v okamžiku rozhodování. Když je odpověď „ze včerejška“ nebo „z minulého týdne“, není problém v systému. Je v tom, kdy a jak se do něj data dostávají.

Práce v ERP je pomalá. Změřte, kolik kliknutí a vteřin zabere zadání jedné běžné operace. Když je to víc než minuta u něčeho, co se dělá padesátkrát denně, lidi si najdou zkratku. Vždycky.

Proč výměna ERP tenhle problém obvykle nevyřeší

S požadavkem na výměnu ERP se setkávám často a skoro nikdy ho nedoporučuju. Důvod je prostý: pokud data vznikají pozdě a proces nebyl navržený, nový systém zdědí totéž. Zaplatíte několik milionů a za dva roky máte vedle nového ERP nové Excely.

Výměna ERP dává smysl tehdy, když stávající systém opravdu neumí něco zásadního pro váš obor, nebo když ho výrobce přestává podporovat. Ne tehdy, když ho používáte jinak, než byl navržený.

Co udělat jako první

Nejlevnější první krok je udělat si soupis. Kdo ve firmě vede jakou tabulku, co v ní počítá, odkud do ní bere data a kdo z ní rozhoduje. Skoro žádná firma tenhle seznam nikdy neudělala a už jeho sepsání odhalí dvě nebo tři místa, kde se stejná práce dělá dvakrát.